Umzug deines E-Mail Marketing Tools

Und plötzlich ist er da. Der Tag an dem du feststellst, dass dein E-Mail-Marketing Tool nicht mehr zu dir passt.

Sei es, dass du einfach rasend schnell gewachsen bist oder du hast gemerkt, dass die Technik doch nicht das Nonplusultra für dich war. Die Schnittstellen passen einfach nicht, es ist nicht individuell genug und außerdem ist die Bedingung einfach nur eine Katastrophe und über den Preis wollen wir gar nicht erst reden. Also muss ein neues Tool her. Wie du das am besten machst und worauf du achten solltest, darauf werde ich in diesem Blogbeitrag eingehen.

Ist ein Umzug wirklich das Richtige?

Bevor du wirklich einen Umzug planst überlege dir nochmal gut, ob du wirklich umziehen solltest. Wenn es am Preis liegt, weil du z. B. zu viele Kontakte in deiner Liste hast, würde ich dir zuerst einmal zu einer Listenreinigung raten.
Dann würde ich dir erst noch meinen Blogbeitrag „Finde das richtige E-Mail-Marketing-Tool“ ans Herz legen. Hier findest du auch nochmal ein paar gute Tipps, auf was du bei deinem neuen E-Mail-Marketing-Tool achten solltest. Nicht das du in einem Jahr wieder vor dem gleichen Problem stehst.

Das richtige Tool ist gefunden und jetzt?

Eine detaillierte Vorüberlegung ist das A und O. Einfach mal machen getrost dem Motto „wird schon werden – irgendwie“ eher weniger.

Die erste Frage die sich stellt: Wer macht den Umzug? Du? Oder lässt du diesen machen? Wenn du ihn machen lässt, ist er mit weiteren Kosten verbunden.

„Frühjahrsputz“

Einfach alles auf das neue Tool zu übertragen, ist nicht wirklich zielführend und vor allem mit einem enormen Aufwand verbunden. Deswegen solltest du dir einige Sachen genau ansehen.

Kontakte

Fangen wir mit deinen Kontakten an
Bereinige unbedingt vorher noch deine Liste. Es macht überhaupt keinen Sinn, wenn du unbestätigte Kontakte oder Kontakte -die überhaupt nicht mit dir interagiert haben- über einen längeren Zeitraum- mit umziehst. Diese Kontakte kosten nur Geld. Und wenn du jetzt Angst hast, dass sich deine Liste halbieren könnte: Was nützen dir diese Kontakte, wenn sie dich nur Geld kosten, aber dir kein Geld bringen?

Listen

Als nächstes nehmen wir die Listen unter die Lupe.

Generell empfehle ich dir, mit wenig Listen zu arbeiten. Ich bevorzuge sowieso lieber das Arbeiten mit Tags. Aber das lassen wir hier jetzt mal außen vor. Hast du Listen, die du absolut nicht mehr benötigst? Kannst du diese mit anderen Listen zusammenführen? Oder hast du sie nur mal angelegt, weil du sie mal nutzen wolltest, es ist aber überhaupt kein Kontakt drin. Diese kannst du dann getrost löschen.

TAGS

Um jetzt aber nochmal auf die Tags zurückzukommen. Wenn du mit diesen arbeitest schau doch hier auch gleich drüber: Benutzt du überhaupt alle noch? Weißt du überhaupt noch, warum du sie angelegt hast. Eventuell empfiehlt es sich hier, eine neue Struktur anzulegen.

Ein Tipp von mir, wenn du es nicht sowieso schon machst: Kennzeichne die Tags vernünftig. Ich mache es so, dass ich die Tags immer genau bezeichne. Zum Beispiel erhält der Kontakt, der mein Freebie holt nicht nur den Tag Freebie, sondern den Tag „Freebie [Name des Freebies]“. Die zugehörige Landingpage speichere ich dann unter „LP [Name des Freebies]“. So bleibt das ganze übersichtlicher.

Aber jetzt wieder zurück zu deinem Umzug

Vorlagen und Automationen

Du hast sicher einiges an Vorlagen erstellt. Möchtest du diese im neuen Tool nachbauen oder startest du ganz bei Null mit einem neuen Design und vielleicht auch Branding?

Zu guter Letzt solltest du bei deinem „Frühjahrsputz“ auch noch die Automationen durchschauen.

Die inaktiven Automationen: werden diese nochmal benötigt oder können sie weg?

Die aktiven Automationen: brauchst du sie künftig noch oder wieder? Was passiert mit den Kontakten, die aktuell noch in deiner Automation sind?

Das neue E-Mail Marketing Tool

Wir haben also unser altes Tool auf Vordermann gebracht. Jetzt geht es ans Neue Tool.

Wir müssen die Grundeinstellungen vornehmen, der Auftragsverarbeitungsvertrag muss mit dem Anbieter abgeschlossen werden und die Authentifizierung sollte vorgenommen werden.

Vorlagen, Listen, Tags und Automationen

Danach erstellst du deine Vorlagen, Listen und Tags.

Auch deine Automationen müssen wieder neu aufgesetzt werden. Wenn du schon dabei bist, stimmen die Inhalte noch? Sind die Links noch aktuell?

Die Eintragungsformulare

Überprüfe deine Eintragungsformulare. Überlege, wo du diese überall hinterlegt hast. Dort musst du den richtigen Link hinterlegen, sonst können sich deine Kontakte nicht richtig eintragen. Denke auch daran, dass du die Bestätigungsmails wieder neu erstellen musst. Solltest du mit Dankes- und Fast-Fertig-Seiten arbeiten, denke an die richtigen Verlinkungen.

Ich empfehle dir, alles vorab zu testen. Funktionieren die Verlinkungen? Geht die Bestätigungs-Email raus? Werden die Tags richtig vergeben? Wurde der Kontakt der richtigen Liste zugefügt?

Datenschnittstellen

Sind deine weiteren Tools wie deine Onlinekurs-Plattform, dein Terminbuchungstool oder Zahlungsdienstleister noch mit deinem alten E-Mail-Marketing Tool verknüpft. Ändere dies unbedingt ab und verknüpfe sie mit dem neuen Tool.

Datenschutzerklärung

Vergiss nicht, auch noch die Datenschutzerklärung auf deiner Webseite anzupassen und deinen neuen Anbieter mit aufzunehmen.

Informiere deine Kontakte

Du solltest deine Kontakte auf jeden Fall informieren, dass du dein E-Mail-Marketing-Tool wechselst und auch wohin du wechselst. Dann wissen deine Kontakte, dass ihre Daten übertragen werden. Sollte der ein oder andere Kontakt nicht damit einverstanden sein, dann kann er sich ja noch von deiner E-Mail Liste abmelden. Problematisch ist hier allerdings, dass du das DOI-Verfahren nicht mehr nachweisen kannst, wenn du das Tool wechselst. Im Streitfall könnte das dann zu Problemen führen. Da ich aber kein Rechtsexperte bin, solltest du dich im Zweifel an einen Datenschutzexperten wenden und dich dort beraten lassen.

Eventuell könntest du in der Email in der du mitteilst, dass du das Newsletter-Tool wechselst, einen Link hinterlegen. Wenn sie weiter Nachrichten von dir erhalten möchten, sollen sie den Link anklicken. Dann durchlaufen sie nochmal das komplette Double-opt-in-Verfahren – allerdings dann mit deinem neuen E-Mail-Marketing-Tool.

Du solltest deine Kontakte auf jeden Fall informieren, dass du dein E-Mail-Marketing-Tool wechselst und auch wohin du wechselst. Dann wissen deine Kontakte, dass ihre Daten übertragen werden. Sollte der ein oder andere Kontakt nicht damit einverstanden sein, dann kann er sich ja noch von deiner E-Mail Liste abmelden. Problematisch ist hier allerdings, dass du das DOI-Verfahren nicht mehr nachweisen kannst, wenn du das Tool wechselst. Im Streitfall könnte das dann zu Problemen führen. Da ich aber kein Rechtsexperte bin, solltest du dich im Zweifel an einen Datenschutzexperten wenden und dich dort beraten lassen.

Kontakte in das neue System importieren

Da jetzt alles vorbereitet ist, kannst du deine Kontakte vom alten in das neue Tool importieren. Meist kannst du eine CSV-Datei herunterladen und im neuen Tool hochladen. Überprüfe nach dem Hochladen, ob auch alle Daten richtig übertragen wurden.

Abschluss

Du siehst, es bedarf einiges an Vorüberlegung, damit so ein Umzug gelingt. Wie lange das ganze jetzt zeitlich in Anspruch nimmt, hängt von der Ausgangssituation ab.

Wenn du dein E-Mail-Marketing-Tool umziehen möchtest, dir das ganze aber zu stressig ist und du Hilfe brauchst, dann melde dich hier bei mir.