Zapier im Überblick: Vorteile, Nachteile, Kosten und Einsatzmöglichkeiten

Wenn du dich gerade damit beschäftigst, dein Business zu automatisieren, dann bist du bestimmt schon über Zapier gestolpert.

Mit Zapier hast du die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu Automatisieren, so dass du dich in dieser Zeit mit wichtigeren Dingen beschäftigen kannst. Was du genau mit Zapier machen kannst, welche Vor- und Nachteile es bietet und was es sonst noch Wissenswertes darüber gibt, darauf gehe ich in diesem Blogartikel näher ein.

Wie arbeitet Zapier?

Zapier ist ein Tool, mit dessen Hilfe man diverse Software und Webanwendungen miteinander verknüpfen kann, bei denen bisher keine Verknüpfung in den Programmen selbst vorhanden sind.

In Zapier selbst werden sogenannte Zaps erstellt. Dies sind automatisierte Workflows, die dann die gewünschten Apps miteinander verbinden.

Um die Automatisierung zum laufen zu bringen, benötigt man einen sogenannten Trigger, also einen Auslöser, der vorher festgelegt wird. Wenn der Trigger ausgelöst wird, dann beginnt auch die Aktion zu laufen, eine Automation ist also eine sogenannten wenn/dann-Bedingung.

Laufen die Automationen in einem bestimmten Zeitfenster?

Die Automationen in Zapier laufen entweder sofort bei Auslösung des Triggers, oder aber auch in vorgeplanten Intervallen. Auch kannst du die Automationen zu festen Zeiten laufen lassen.

Für was nutze ich Zapier?

Mit Zapier kann ich Workflows in meinem Business automatisieren, die oftmals viel Zeit in Anspruch nehmen und wiederkehrend sind.

Dadurch, dass du diese Aufgaben automatisierst, benötigst du keine zusätzliche Arbeitskraft, was wiederum Kosten einspart.

Du kannst sowohl kleinere Automatisierungen erstellen. Beispielhaft sei hier der Eingang einer E-Mail mit einer Rechnung im Dateianhang erwähnt. Dieser Dateianhang soll automatisiert in deinem Buchhaltungsprogramm abgelegt werden.

Aber auch komplexere Automatisierungen sind möglich. Greifen wir das Beispiel von oben nochmal auf. Die Rechnung aus deiner E-Mail wird in deinem Buchhaltungsprogramm hochgeladen. Gleichzeitig bekommt deine virtuelle Assistentin eine Benachrichtigung sowie den Dateianhang in Slack hochgeladen, dass die Rechnung von ihr überprüft werden kann.

Durch Zapier kannst du auch Fehlerquellen minimieren, da die wiederkehrenden Routinen und Aufgaben immer gleich zuverlässig erledigt werden. So kann es nicht passieren, dass wenn die Rechnung hochgeladen wird, die virtuelle Assistentin vergessen wird zu informieren, was in dem normalen Businesswahnsinn schon mal vorkommen kann.

Was kostet Zapier?

Zapier gibt es bereits in einer kostenlosen Variante. Dort kannst du testen, ob Zapier für dich -auch vom Handling- in Frage kommt oder du vielleicht doch mit einem anderen Automatisierungstool arbeiten möchtest. Sollte Zapier für dich nicht in Frage kommen, dann schau dir auf jeden Fall mal Make an. Ich habe auch einen Blogbeitrag zu Make erstellt. Hier kannst du gerne mehr darüber lesen.

Jetzt kommen wir aber auf Zapier und die kostenlose Variante zurück. Mit dieser Variante kannst du einfache Anwendungen erstellen. Jedoch ist es nicht möglich, komplexere Anwendungen mit zwei oder mehr miteinander zu verknüpfen.

Zapier bietet zudem bereits eine große Anzahl an vorbereitete Workflows an. Hier musst du lediglich noch deine Accounts mittels API verknüpfen.

Einen Überblick über die Preise findest du in dieser Tabelle:

Datenschutz und Serverstandort

Der Server von Zapier befindet sich in der USA, so dass die Daten für die Verarbeitung in die USA übertragen werden. Solltest du zwingend einen Serverstandort in der europäischen Union wünschen, so kann ich dir Make ans Herz legen. Hier kannst du gerne mehr über Make nachlesen.

Vor- und Nachteile von Zapier?

Vorteile

• Zeitersparnis und Effizienz
  Du kannst wiederkehrende Aufgaben einmal automatisieren und sie laufen ohne dein Zutun
• Keine Programmierkenntnisse nötig

Du kannst deine Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse erstellen

• Große App-Auswahl

Zapier bietet eine große Auswahl an vorgefertigten Apps

• Fehlerreduzierung

Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler ausgeschlossen.

Nachteile

• Hohe Kosten

Gerade für komplexere Automationen wird ein höheres Preispaket benötigt

• Serverstandort

in der USA

• Begrenzte Komplexität

Zaps sind oft linar gebaut und komplexe Logiken erfordern oft teure Pläne

Wie finde ich heraus, ob und für was ich Zapier benötige?

Ich empfehle dir zunächst deine ganzen Abläufe und Prozesse zu identifizieren. In Anschluss daran können dann die Zaps geplant und gebaut werden.

Auch wenn dieser Schritt zunächst aufwendig erscheint, ist er doch unerlässlich, da er dir für die Zukunft auf lange Sicht Zeit und Kosten spart.

Abschluss

Wenn du lediglich einfache, nicht zu stark verzweigte Automationen bauen möchtest und dir der Serverstandort egal ist, dann ist Zapier für dich die richtige Wahl. Solltest du aber stark verzweigte Workflows planen, dann würde ich dir -auch schon wegen der Übersichtlichkeit- zu Make raten.

Solltest du jetzt Gefallen an Automatisierungen gefunden haben, aber dir ist das Ganze doch zu technisch, dann melde dich gerne und ich erstelle dir deine gewünschten Automatisierungen.