Warum du dein Business automatisieren solltest?

Wenn du ein (Online)- Business führst, dann wirst du früher oder später mit dem Thema Automatisierungen konfrontiert werden. Aber irgendwie hört sich das Ganze doch recht kompliziert an. So viel Technikgerede und überhaupt? Gibt es wirklich so viele Vorteile, wenn man sein Business automatisiert? Verliert dein Business nicht dabei einen Teil von deiner Persönlichkeit, weil die persönliche Ansprache fehlt? Fragen über Fragen, die ich dir in diesem Blogbeitrag beantworten möchte.

Was versteht man überhaupt unter Automatisierung?

Du nutzt sicherlich in deinem Business wiederkehrende Prozesse und Aufgaben. Diese kannst du mit Hilfe von verschiedenen Tools und Software automatisieren, also so mit Hilfe eines Tools bearbeiten, dass die Aufgabe beziehungsweise der Prozess automatisch abläuft und du es nicht selbst erledigen musst. Der Vorteil liegt darin, dass nach Erstellung der Automation nur noch ein geringes Eingreifen deinerseits notwendig ist.

Warum sollte man sein Business automatisieren?

Du solltest natürlich nicht alles automatisieren. Beispielsweise solltest du Gespräche mit deinen Kundinnen weitestgehend noch selbst führen. Allerdings kannst du Routineaufgaben wie das hochladen einer Zoomaufzeichnung  automatisieren. Auch das automatische Hochladen deiner Rechnungen in deine Buchhaltungssoftware ist möglich.

Aber welche Vorteile ergeben sich überhaupt für dich?

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Du musst dich nicht ständig mit wiederkehrenden Prozessen befassen, die eine Menge Zeit rauben können. Die Zeit, die du für diese Dinge genutzt hättest, kannst du für deine Kunden nutzen und somit zusätzlich deinen Gewinn steigern.

Kostensenkung, Fehlerminimierung und bessere Genauigkeit

Automatisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an manueller Arbeit, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Zudem ist eine Automation wesentlich weniger fehleranfällig, als eine menschliche Bearbeitung und das bei gleichbleibender Qualität.

Wenn du beispielsweise Daten von einer Tabelle in eine andere übertragen möchtest, so ist dies mit einer Automation besser zu lösen. Wenn du diese Arbeit selbst übernimmst musst du nur einmal in der Zeile oder Spalte verrutschen, und schon stimmt dein ganzer Übertrag nicht. Das kann dir mit einer Automation nicht passieren.

Skalierbarkeit und Wachstum

Die Automation passt sich leicht an die wachsenden Bedürfnisse deines Business an. Egal ob es zu Beginn kleinere Datenmengen sind und später größere, sind keine weiteren personellen Ressourcen notwendig.

Dauerhafter Einsatz

Nehmen wir als Beispiel ein Terminbuchungstool wie meetergo. Deine potentielle Kundin kann sich rund um die Uhr einen Termin bei dir buchen. Wenn du den Prozess gut eingestellt hast, passiert folgendes: Nach Buchung des Termins wird der gebuchte Termin in deinen Kalender eingetragen und gleichzeitig erhält die Kundin ihren Zugangslink für das zoom-Meeting. Ihr müsst also nicht ständig zeitaufwendig hin und her schreiben. Sollte deine Kundin an diesem Tag doch nicht können und den Termin verschieben oder stornieren, kann sie sich einfach einen neuen Termin aussuchen. Du wirst automatisch darüber benachrichtigt und kannst die Zeit anderweitig einplanen.

In welchen Bereichen deines Business kannst du automatisieren und welche Tools benötigst du?

E-Mail Marketing

Automatisierte Willkommens-E-Mails, Follow-ups nach einem Kauf, Versand deines 0-€-Produktes, Kontakte bei Eintragung in dein Formular auf deiner Landingpage etc. in dein E-Mail Marketing Tool übertragen.

Tool: E-Mail Marketing Tools wie Active Campaign/Wildmail, Brevo oder Klick-Tipp

Social Media

Posts bei Tiktok oder Instagram zeitversetzt posten. Tool: direkt in Tiktok oder Instagram bzw. Planoly o. ä.

Terminbuchungen

Buchung von freien Terminen und erstellen von automatischen Kalendereinträgen

Tools: Terminbuchungstools wie Calendly oder Meetergo

Buchhaltung

Das automatische Hochladen von Rechnungen in deine Buchungssoftware wie Lexoffice

Tools: Lexoffice, Papierkram in Verbindung mit Zapier oder Make

Weitere Tools

Du hast noch viele weitere Möglichkeiten, dein Business zu automatisieren. Dies würde hier allerdings den Rahmen sprengen.

Lassen sich alle Tools miteinander automatisieren und verbinden?

Der Großteil der Tools lässt sich miteinander verbinden. Sollte es keine direkte Schnittstelle zwischen den Tools geben, so kannst du diese mit Hilfe von Make oder Zapier verbinden. Auf diese beiden Tools werde ich hier allerdings nicht genauer eingehen. Ich habe jedoch für beide einen Blogbeitrag verfasst. Näheres zu Make findest du hier und zu Zapier hier.

Verliert dein Business nicht dabei einen Teil von deiner Persönlichkeit, weil die persönliche Ansprache fehlt?

Du hast bei vielen Tools die Möglichkeit, dass du für Namen einen Platzhalter vergeben kannst, wenn eine persönliche Ansprache nötig ist. So hast du zwar die Möglichkeit, die Automationen für die Maße anzulegen, jeder erhält dann aber seine Texte o. ä. personalisiert.

Wie gehe ich vor, wenn ich mein Business automatisieren will?

Ich empfehle dir zunächst deine ganzen wiederkehrenden Aufgaben, Abläufe und Prozesse zu identifizieren. Dokumentiere in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung den IST-Zustand des Prozesses. Wo stellst du Fehler und Schwachstellen fest? Wo verlierst du am meisten Zeit?

Auch wenn dieser Schritt zunächst aufwendig erscheint, ist er doch unerlässlich, da er dir für die Zukunft auf lange Sicht Zeit und Kosten spart.

Abschluss

Automatisierungen gibt es in so gut wie jedem Bereich. Ich empfehle dir zu überlegen, wo du Automatisierungen einsetzen kannst. Denn diese sparen nach richtiger Einrichtung enorm viel Zeit.

Du hast Lust darauf dein Business zu automatisieren, die Technik ist aber überhaupt nicht dein Ding? Dann lass uns sprechen.